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Chargé(e) d’accueil et état civil
Publié le 10 juillet 2024
Sous l’autorité de la directrice des moyens généraux, vous intégrerez le service Accueil de la mairie, composé de deux personnes.
Missions principales du poste
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
- Renseigner et orienter le public vers les différents services,
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité,
- Gestion et affichage d’informations
- Gestion des demandes GRECO
Autres missions
Activités liées au poste
- Gestion de l’état civil :
- Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile
- Préparer les dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain, changement de prénom et de nom, etc.
- Rédiger les actes d’état civil : reconnaissance, naissance, mariage, divorce, décès, duplicata de livret de famille…
- Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil
- Établir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d’accueil, de recensement jeunes citoyens…
- Légaliser les signatures
- Activités occasionnelles :
- Gestion des débits de boisson
- Gestion des vignettes de stationnement
- Recensement de la population
- Location de salles
- Jurés d’assises
- Renseignements d’urbanisme
- Gestion du courrier
- Gestion du contrat avec la SPA
- Présence sur les plages horaires d’ouverture de la mairie
- Travail un samedi matin par mois
- Pics d’activités (recensement, élections, manifestation ou dispositif spécifique)
Profil recherché
Savoirs :
- Techniques d’accueil et règle de communication
- Connaissance de la collectivité et de son organisation
- Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
- Connaissance du règlement de stationnement
- Maitrise des différentes législations ou instructions (état civil, funéraire, élection, débit de boissons)
Savoir-Faire :
- Savoir orienter les usagers, prendre des messages.
- Savoir recevoir filtrer et orienter les appels ou les demandes.
- Savoir gérer les situations d’accueil difficile
- Maitrise des outils informatique et bureautique
- S’adapter aux différents publics
- Savoir recevoir contrôler et établir un acte d’état civil au regard des différents documents
- Savoir procéder aux mises à jour des listes électorales (radiation et inscription)
- Maitriser les opérations liées aux scrutins (dépouillement, règle de comptage … )
Savoir-Etre :
- Accueillir le public avec amabilité
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Sens du service public
- Savoir rendre compte
- Réactivité
- Ecoute régulation et confidentialité
- Diplomatie et patience
- Autonomie
- Rigueur
- Organisation
Conditions
- Diplôme requis : Niveau IV BAC
- Grade : Adjoint administratif de 1ère classe – Poste ouvert aux contractuels
- Poste à pourvoir dès le 01/09/2024
- Lieu d’activité : Mairie (25 rue Gambetta)
- Temps de travail : 35 heures annualisées
- Travail impératif un samedi matin sur deux (de 9h à 12h)
- Mercredi après-midi non travaillé
- Rémunération statutaire + primes + adhésion COS Métropole
- Remboursement abonnement aux transports en commun et Carte ticket restaurant possibles
Vous êtes intéressé.e ?
Merci de remplir le formulaire ci-dessous ou d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse suivante :
COMMUNE DE FONTAINES-SUR-SAONE, mairie, 25 RUE GAMBETTA 69270 FONTAINES-SUR-SAONE
Ou par mail à : recrutement@fontaines-sur-saone.fr
Pour tout renseignement, s’adresser à Nelly DE OLIVEIRA, directrice des Moyens Généraux au 04.72.42.95.95