Administration générale

Sous l’autorité de la directrice des moyens généraux, et en binôme avec l’autre agent chargé(e) d’accueil, votre mission principale est l’accueil du public et la gestion de l’Etat-Civil/Affaires Générales/Élections/Cimetières. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux questions des usagers conformément aux procédures et cadre réglementaire.

Missions principales du poste

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
  • Renseigner et orienter le public vers les différents services,
  • Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité,
  • Gérer le circuit du courrier et diffuser l’information et la documentation,
  • Gestion de l’état civil et des affaires générales (mariages, opérations funéraires, gestion du cimetière, régie de recettes, délivrance des actes d’état civil),
  • Organisation des élections et participation aux scrutins.

Autres missions

Activités liées au poste

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
    • Accueillir et renseigner aimablement le public sur place ou par téléphone en valorisant l’image de la collectivité
    • Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
    • Recevoir, filtrer et orienter les appels
    • Gestion du courrier
    • Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme et les missions des différents services), et équipements communaux
    • Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
    • Gérer les demandes des habitants, délivrer les documents administratifs et afficher les informations
    • Gérer les demandes relevant de la plateforme Métropole TOODEGO, et du logiciel pour la gestion de l’état civil et des élections.
  • Gestion de l’état civil :
    • Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile
    • Préparer les dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain, changement de prénom et de nom, etc.
    • Rédiger les actes d’état civil : reconnaissance, naissance, mariage, divorce, décès, duplicata de livret de famille…
    • Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil
    • Établir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d’accueil, de recensement jeunes citoyens…
    • Légaliser les signatures
  • Affaires générales et cimetière :
    • Suivre les dossiers relevant des affaires générales (recensement des jeunes de moins de 18 ans et pilotage du recensement général de la population en lien avec l’INSEE…)
    • Préparation des contrats de location d’espaces communaux aux associations ou particuliers
    • Gérer la vente, le renouvellement et le suivi des concessions funéraires (régie de recettes du cimetière)
    • Régie de recettes des débits de boissons
  • Organisation des élections : 
    • Inscription des administrés sur les listes électorales,
    • Édition des listes électorales et envoi postal des cartes électorales
    • Gestion du matériel électoral et organisation de l’installation des bureaux de vote en lien avec les services techniques
    • Affichage réglementaire et publication des résultats
    • Organisation des commissions de contrôle des listes électorales
    • Participation active à la tenue des bureaux de votes lors des scrutins
  • Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité : 
    • Gérer la réservation et tenir à jour le planning des réservations de salles de la collectivité (mariages, conseils municipaux, réunions publiques…)
    • Recenser les commandes de petit matériel et fournitures administratives et en faire la distribution
    • Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques relevant des missions de l’accueil
  • Gérer le courrier de la commune et diffuser l’information et la documentation : 
    • Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
    • Tenir les registres du courrier ” départ ” et ” arrivée “
    • Mettre sous pli et affranchir, déposer et récupérer le courrier à la Poste (à côté de la mairie)
    • Enregistrer informatiquement le courrier et le répartir par services après lecture par le DGS
    • Afficher et diffuser l’information : constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation

Autres missions

  • Gérer l’édition et l’envoi des vignettes de stationnement résidents
  • Assurer le remplacement de son binôme à plein temps pendant ses congés
  • Quelques tâches de secrétariat pour le Maire, le Directrice Générale des services, le directeur de Cabinet

Profil

  • Diplôme requis : Niveau IV BAC
  • Grade : Adjoint administratif de 1ère classe – Poste ouvert aux contractuels

Connaissances et savoir-faires

  • Disponibilité, capacité d’initiative et de réaction
  • Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
  • Sens de l’organisation, rigueur et méthode
  • Aimer le travail en équipe et la polyvalence
  • Sens de l’écoute et du service public
  • Autonomie et capacité d’adaptation
  • Respect de la hiérarchie
  • Relations fonctionnelles :
    • En interne : avec les autres services et agents de la commune, contacts ponctuels avec les élus
    • En externe : contact direct permanent avec le public, les collectivités en relations, les autres administrations et organismes extérieurs, les entreprises et associations…

Aptitudes et Qualités

  • Avoir le sens de l’organisation
  • Faire preuve de discernement, de rigueur et de discrétion
  • Être réactif et efficace (respect des délais)
  • Avoir un sens affirmé du service public

Conditions

  • Poste à pourvoir dès que possible
  • Lieu d’activité : Mairie (25 rue Gambetta)
  • Temps de travail : 35 heures annualisées
  • Travail impératif un samedi matin sur deux (de 9h à 12h)
  • Un mercredi après-midi sur deux non travaillé
  • Rémunération statutaire + primes + adhésion COS Métropole

Vous êtes intéressé.e ?

Merci de remplir le formulaire ci-dessous ou d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse suivante :
COMMUNE DE FONTAINES-SUR-SAONE, mairie, 25 RUE GAMBETTA 69270 FONTAINES-SUR-SAONE
Ou par mail à : recrutement@fontaines-sur-saone.fr

Pour tout renseignement, s’adresser à Marie RACOUPEAU, directrice des Moyens Généraux au 04.72.42.95.95

2 mai 2023

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