Administration générale

Sous l’autorité de la directrice des moyens généraux, et en binôme avec l’autre agent chargé(e) d’accueil, votre mission principale est l’accueil du public et la gestion de l’Etat-Civil/Affaires Générales/Élections/Cimetières. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux questions des usagers conformément aux procédures et cadre réglementaire.

Missions principales du poste

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
• Renseigner et orienter le public vers les différents services,
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité,
• Gérer le circuit du courrier et diffuser l’information et la documentation,
• Gestion de l’état civil et des affaires générales (mariages, opérations funéraires, gestion du cimetière, régie de recettes, délivrance des actes d’état civil),
• Organisation des élections et participation aux scrutins.

Autres missions

Activités liées au poste

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
  • Accueillir et renseigner aimablement le public sur place ou par téléphone en valorisant l’image de la collectivité
  • Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
  • Recevoir, filtrer et orienter les appels
  • Gestion du courrier
  • Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme et les missions des différents services), et équipements communaux
  • Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
  • Gérer les demandes des habitants, délivrer les documents administratifs et afficher les informations
  • Gérer les demandes relevant de la plateforme Métropole TOODEGO, et du logiciel pour la gestion de l’état civil et des élections.

• Gestion de l’état civil :
  • Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile
  • Préparer les dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain, changement de prénom et de nom, etc.
  • Rédiger les actes d’état civil : reconnaissance, naissance, mariage, divorce, décès, duplicata de livret de famille…
  • Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil
  • Établir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d’accueil, de recensement jeunes citoyens…
  • Légaliser les signatures

• Affaires générales et cimetière :
  • Suivre les dossiers relevant des affaires générales (recensement des jeunes de moins de 18 ans et pilotage du recensement général de la population en lien avec l’INSEE…)
  • Préparation des contrats de location d’espaces communaux aux associations ou particuliers
  • Gérer la vente, le renouvellement et le suivi des concessions funéraires (régie de recettes du cimetière)
  • Régie de recettes des débits de boissons

• Organisation des élections : 
  • Inscription des administrés sur les listes électorales,
  • Édition des listes électorales et envoi postal des cartes électorales
  • Gestion du matériel électoral et organisation de l’installation des bureaux de vote en lien avec les services techniques
  • Affichage réglementaire et publication des résultats
  • Organisation des commissions de contrôle des listes électorales
  • Participation active à la tenue des bureaux de votes lors des scrutins

• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité : 
  • Gérer la réservation et tenir à jour le planning des réservations de salles de la collectivité (mariages, conseils municipaux, réunions publiques…)
  • Recenser les commandes de petit matériel et fournitures administratives et en faire la distribution
  • Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques relevant des missions de l’accueil

• Gérer le courrier de la commune et diffuser l’information et la documentation : 
  • Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
  • Tenir les registres du courrier ” départ ” et ” arrivée “
  • Mettre sous pli et affranchir, déposer et récupérer le courrier à la Poste (à côté de la mairie)
  • Enregistrer informatiquement le courrier et le répartir par services après lecture par le DGS
  • Afficher et diffuser l’information : constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation

Autres missions

• Gérer l’édition et l’envoi des vignettes de stationnement résidents
• Assurer le remplacement de son binôme à plein temps pendant ses congés
• Quelques tâches de secrétariat pour le Maire, le Directrice Générale des services, le directeur de Cabinet

Profil

• Diplôme requis : Niveau IV BAC
• Grade : Adjoint administratif de 1ère classe – Poste ouvert aux contractuels

Connaissances et savoir-faires

• Disponibilité, capacité d’initiative et de réaction
• Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode
• Aimer le travail en équipe et la polyvalence
• Sens de l’écoute et du service public
• Autonomie et capacité d’adaptation
• Respect de la hiérarchie
• Relations fonctionnelles :
  • En interne : avec les autres services et agents de la commune, contacts ponctuels avec les élus
  • En externe : contact direct permanent avec le public, les collectivités en relations, les autres administrations et organismes extérieurs, les entreprises et associations…

Aptitudes et Qualités

• Avoir le sens de l’organisation
• Faire preuve de discernement, de rigueur et de discrétion
• Être réactif et efficace (respect des délais)
• Avoir un sens affirmé du service public

Conditions

• Poste à pourvoir dès que possible
• Lieu d’activité : Mairie (25 rue Gambetta)
• Temps de travail : 35 heures annualisées
• Travail impératif un samedi matin sur deux (de 9h à 12h)
• Un mercredi après-midi sur deux non travaillé
• Rémunération statutaire + primes + adhésion COS Métropole

Vous êtes intéressé.e ?

Merci de remplir le formulaire ci-dessous ou d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse suivante :
COMMUNE DE FONTAINES-SUR-SAONE, mairie, 25 RUE GAMBETTA 69270 FONTAINES-SUR-SAONE
Ou par mail à : recrutement@fontaines-sur-saone.fr

Pour tout renseignement, s’adresser à Marie RACOUPEAU, directrice des Moyens Généraux au 04.72.42.95.95