Chargé(e) d’accueil et de gestion administrative

Sous l’autorité de la directrice des moyens généraux, et en binôme avec l’autre agent chargé(e) d’accueil, votre mission principale est l’accueil du public et la gestion de l’Etat-Civil/Affaires Générales/Élections/Cimetières. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux questions des usagers conformément aux procédures et cadre réglementaire.

Missions principales du poste

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
• Renseigner et orienter le public vers les différents services,
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité,
• Gérer le circuit du courrier et diffuser l’information et la documentation,
• Gestion de l’état civil et des affaires générales (mariages, opérations funéraires, gestion du cimetière, régie de recettes, délivrance des actes d’état civil),
• Organisation des élections et participation aux scrutins.

Autres missions

Activités liées au poste

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
  • Accueillir et renseigner aimablement le public sur place ou par téléphone en valorisant l’image de la collectivité
  • Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
  • Recevoir, filtrer et orienter les appels
  • Gestion du courrier
  • Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme et les missions des différents services), et équipements communaux
  • Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
  • Gérer les demandes des habitants, délivrer les documents administratifs et afficher les informations
  • Gérer les demandes relevant de la plateforme Métropole TOODEGO, et du logiciel pour la gestion de l’état civil et des élections.

• Gestion de l’état civil :
  • Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile
  • Préparer les dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain, changement de prénom et de nom, etc.
  • Rédiger les actes d’état civil : reconnaissance, naissance, mariage, divorce, décès, duplicata de livret de famille…
  • Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil
  • Établir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d’accueil, de recensement jeunes citoyens…
  • Légaliser les signatures

• Affaires générales et cimetière :
  • Suivre les dossiers relevant des affaires générales (recensement des jeunes de moins de 18 ans et pilotage du recensement général de la population en lien avec l’INSEE…)
  • Préparation des contrats de location d’espaces communaux aux associations ou particuliers
  • Gérer la vente, le renouvellement et le suivi des concessions funéraires (régie de recettes du cimetière)
  • Régie de recettes des débits de boissons

• Organisation des élections : 
  • Inscription des administrés sur les listes électorales,
  • Édition des listes électorales et envoi postal des cartes électorales
  • Gestion du matériel électoral et organisation de l’installation des bureaux de vote en lien avec les services techniques
  • Affichage réglementaire et publication des résultats
  • Organisation des commissions de contrôle des listes électorales
  • Participation active à la tenue des bureaux de votes lors des scrutins

• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité : 
  • Gérer la réservation et tenir à jour le planning des réservations de salles de la collectivité (mariages, conseils municipaux, réunions publiques…)
  • Recenser les commandes de petit matériel et fournitures administratives et en faire la distribution
  • Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques relevant des missions de l’accueil

• Gérer le courrier de la commune et diffuser l’information et la documentation : 
  • Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
  • Tenir les registres du courrier ” départ ” et ” arrivée “
  • Mettre sous pli et affranchir, déposer et récupérer le courrier à la Poste (à côté de la mairie)
  • Enregistrer informatiquement le courrier et le répartir par services après lecture par le DGS
  • Afficher et diffuser l’information : constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation

Autres missions

• Gérer l’édition et l’envoi des vignettes de stationnement résidents
• Assurer le remplacement de son binôme à plein temps pendant ses congés
• Quelques tâches de secrétariat pour le Maire, le Directrice Générale des services, le directeur de Cabinet

Profil

• Diplôme requis : Niveau IV BAC
• Grade : Adjoint administratif de 1ère classe – Poste ouvert aux contractuels

Connaissances et savoir-faires

• Disponibilité, capacité d’initiative et de réaction
• Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode
• Aimer le travail en équipe et la polyvalence
• Sens de l’écoute et du service public
• Autonomie et capacité d’adaptation
• Respect de la hiérarchie
• Relations fonctionnelles :
  • En interne : avec les autres services et agents de la commune, contacts ponctuels avec les élus
  • En externe : contact direct permanent avec le public, les collectivités en relations, les autres administrations et organismes extérieurs, les entreprises et associations…

Aptitudes et Qualités

• Avoir le sens de l’organisation
• Faire preuve de discernement, de rigueur et de discrétion
• Être réactif et efficace (respect des délais)
• Avoir un sens affirmé du service public

Conditions

• Poste à pourvoir dès que possible
• Lieu d’activité : Mairie (25 rue Gambetta)
• Temps de travail : 35 heures annualisées
• Travail impératif un samedi matin sur deux (de 9h à 12h)
• Un mercredi après-midi sur deux non travaillé
• Rémunération statutaire + primes + adhésion COS Métropole

Vous êtes intéressé.e ?

Merci de remplir le formulaire ci-dessous ou d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse suivante :
COMMUNE DE FONTAINES-SUR-SAONE, mairie, 25 RUE GAMBETTA 69270 FONTAINES-SUR-SAONE
Ou par mail à : recrutement@fontaines-sur-saone.fr

Pour tout renseignement, s’adresser à Marie RACOUPEAU, directrice des Moyens Généraux au 04.72.42.95.95