Assistant administratif de Direction

Missions principales du poste

• Assistance et secrétariat auprès de la Directrice des Services aux Habitants et du Centre Communal d’Action Sociale
• Accueil du public et suivi des demandes dans le cadre du CCAS,
• Gestion des différentes instances municipales (SIG/CCAS/Commune) en lien avec la préfecture
• Prise d’arrêtés du maire
• De manière subsidiaire, assistance à l’équipe du service affaires générales de la Mairie (ex : accueil, courrier, élections …)

Activités liées au métier au sein de la direction des Services aux Habitants

• Réceptionner les appels téléphoniques du service et assurer leur suivi
• Répondre aux demandes des habitants sur les questions liées à l’ensemble des sujets de la DSHA (petite enfance, affaires scolaires, jeunesse, séniors, associations, logement social,…)
• Rédiger des courriers
• Préparer les différentes commissions de la direction (petite enfance, scolaires …)
• Participer et organiser les actions du service (semaine bleue, évènements séniors notamment)
• Enregistrer les demandes de logement social et participer au suivi des demandeurs (lien avec la MDML et les bailleurs)
• Organiser l’archivage du service

Activités liées au métier au sein du Centre Communal d’Action Sociale (CCAS)

• Réceptionner les appels téléphoniques du service et assurer leur suivi
• Saisir et suivre les dossiers de demande d’aide sociale
• Accueillir le public et distribuer les bons alimentaires
• Préparer et assurer le secrétariat du CA et des commissions du CCAS (convocations, délibérations, compte-rendu, télétransmission, registre)
• Distribution des bons alimentaires, suivi des aides facultatives
• Rédiger des courriers
• Organiser l’archivage du service

Activités liées à la gestion des instances municipales en lien avec la Direction Générale

• Préparer le calendrier des instances (conseil municipal, commissions, comité syndical Gendarmerie) et le rétroplanning des tâches à réaliser
• Assurer le suivi du respect de ce rétroplanning et des délais et contraintes définies
• Mettre en forme et envoyer les convocations et les ordres du jour
• Préparer le dossier pour la séance du conseil municipal
• Mettre en forme les délibérations et le compte rendu du conseil municipal
• Envoyer par télétransmission au contrôle de légalité
• Sécuriser les registres de délibérations
• Accomplir toutes les formalités

Profil

• Diplôme requis : Bac+2 assistant de gestion ou Bac+3 Droit public / Métiers des administrations et collectivités locales
• Grade : Adjoint administratif – Rédacteur

Connaissances et savoir-faires

• Connaissance du fonctionnement d’une mairie et de ses instances
• Connaissance en matière d’action sociale
• Maîtrise des logiciels de mise en page
• Maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, Outlook
• Planification et organisation de son travail (gestion du temps)
• Maîtrise de l’Archivage de documents divers
• Maîtrise de la prise de notes et la rédaction de comptes-rendus
• Rédaction de différents types de courriers
• Gestion des appels téléphoniques et qualité d’accueil

Aptitudes et Qualités

• Avoir le sens de l’organisation
• Faire preuve de discernement, de rigueur et de discrétion
• Être réactif et efficace (respect des délais)
• Avoir un sens affirmé du service public

Conditions

• Poste à pourvoir dès que possible
• Lieu d’activité : Mairie (25 rue Gambetta)
• Temps de travail : 37,30 heures annualisées
• Congés : Congés annuels + 16 jours de RTT
• Rémunération statutaire + primes + adhésion COS Métropole

Vous êtes intéressé.e ?

Merci de remplir le formulaire ci-dessous ou d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse suivante :
COMMUNE DE FONTAINES-SUR-SAONE, mairie, 25 RUE GAMBETTA 69270 FONTAINES-SUR-SAONE
Ou par mail à : recrutement@fontaines-sur-saone.fr

Pour tout renseignement, s’adresser à Camille VEILHAN, directrice des services aux habitants au 04.72.42.95.95