Assistant administratif de Direction

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Assistant administratif de Direction

Publié le 12 janvier 2023

Missions principales du poste

  • Assistance et secrétariat auprès de la Directrice des Services aux Habitants et du Centre Communal d’Action Sociale
  • Accueil du public et suivi des demandes dans le cadre du CCAS,
  • Gestion des différentes instances municipales (SIG/CCAS/Commune) en lien avec la préfecture
  • Prise d’arrêtés du maire
  • De manière subsidiaire, assistance à l’équipe du service affaires générales de la Mairie (ex : accueil, courrier, élections …)

Activités liées au métier au sein de la direction des Services aux Habitants

  • Réceptionner les appels téléphoniques du service et assurer leur suivi
  • Répondre aux demandes des habitants sur les questions liées à l’ensemble des sujets de la DSHA (petite enfance, affaires scolaires, jeunesse, séniors, associations, logement social,…)
  • Rédiger des courriers
  • Préparer les différentes commissions de la direction (petite enfance, scolaires …)
  • Participer et organiser les actions du service (semaine bleue, évènements séniors notamment)
  • Enregistrer les demandes de logement social et participer au suivi des demandeurs (lien avec la MDML et les bailleurs)
  • Organiser l’archivage du service

Activités liées au métier au sein du Centre Communal d’Action Sociale (CCAS)

  • Réceptionner les appels téléphoniques du service et assurer leur suivi
  • Saisir et suivre les dossiers de demande d’aide sociale
  • Accueillir le public et distribuer les bons alimentaires
  • Préparer et assurer le secrétariat du CA et des commissions du CCAS (convocations, délibérations, compte-rendu, télétransmission, registre)
  • Distribution des bons alimentaires, suivi des aides facultatives
  • Rédiger des courriers
  • Organiser l’archivage du service

Activités liées à la gestion des instances municipales en lien avec la Direction Générale

  • Préparer le calendrier des instances (conseil municipal, commissions, comité syndical Gendarmerie) et le rétroplanning des tâches à réaliser
  • Assurer le suivi du respect de ce rétroplanning et des délais et contraintes définies
  • Mettre en forme et envoyer les convocations et les ordres du jour
  • Préparer le dossier pour la séance du conseil municipal
  • Mettre en forme les délibérations et le compte rendu du conseil municipal
  • Envoyer par télétransmission au contrôle de légalité
  • Sécuriser les registres de délibérations
  • Accomplir toutes les formalités

Profil

  • Diplôme requis : Bac+2 assistant de gestion ou Bac+3 Droit public / Métiers des administrations et collectivités locales
  • Grade : Adjoint administratif – Rédacteur

Connaissances et savoir-faires

  • Connaissance du fonctionnement d’une mairie et de ses instances
  • Connaissance en matière d’action sociale
  • Maîtrise des logiciels de mise en page
  • Maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, Outlook
  • Planification et organisation de son travail (gestion du temps)
  • Maîtrise de l’Archivage de documents divers
  • Maîtrise de la prise de notes et la rédaction de comptes-rendus
  • Rédaction de différents types de courriers
  • Gestion des appels téléphoniques et qualité d’accueil

Aptitudes et Qualités

  • Avoir le sens de l’organisation
  • Faire preuve de discernement, de rigueur et de discrétion
  • Être réactif et efficace (respect des délais)
  • Avoir un sens affirmé du service public

Conditions

  • Poste à pourvoir dès que possible
  • Lieu d’activité : Mairie (25 rue Gambetta)
  • Temps de travail : 37,30 heures annualisées
  • Congés : Congés annuels + 16 jours de RTT
  • Rémunération statutaire + primes + adhésion COS Métropole

Vous êtes intéressé.e ?

Merci de remplir le formulaire ci-dessous ou d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse suivante :
COMMUNE DE FONTAINES-SUR-SAONE, mairie, 25 RUE GAMBETTA 69270 FONTAINES-SUR-SAONE
Ou par mail à : recrutement@fontaines-sur-saone.fr

Pour tout renseignement, s’adresser à Camille VEILHAN, directrice des services aux habitants au 04.72.42.95.95

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